Sök på XProfil.se

Kapa IT-kostnaderna! Del 1 - Kontorsprogram

Kapa IT-kostnaderna! Del 1Del 1: Kontorsprogram

Allt från små egenföretagare till stora multinationella företag brottas med kostnader för IT-system. Nästan ingen kan leva utan dem snart, om inte annat så blir i alla fall vardagen mycket enklare med hjälp av dem. Många företagare bygger dessutom hela sin verksamhet runt sina IT-system.

Den här artikeln bildar första delen i en serie som förhoppningsvis kan hjälpa till med att just kapa IT-kostnaderna för ditt företag.

 

 

Open Source, GPL - Gratis är gott!

Det finns faktiskt en hel del gratisalternativ där ute. Fler och fler företag och hemanvändare upptäcker att det finns riktigt riktigt bra mjukvaror fritt tillgängliga att ladda ner från internet, helt lagligt!

Det spelar ingen roll vad Open Source och GPL betyder i detta sammanhang. Det viktiga är att mjukvarorna får användas av vem som helst, när som helst. Bara att ladda hem till datorn, installera och köra!

Nackdelarna

Ja, inget gott utan att ha något ont med sig. Visst finns det risker med dessa mjukvaror. Inga av dessa gratismjukvaror omfattas av någon garanti och det finns i regel ingen support att ringa när det krånglar. Däremot finns det oftast ett omfattande supportnätverk på internet med mycket kunniga användare och även utvecklare som gärna hjälper till med att besvara dina frågor.

Kontorsprogramvaror

En dator på ett kontor av något slag har nästan uteslutande någon form av kontorsprogram, eller på engelska "office software". När gemene man pratar kontorsprogram så brukar man prata om "Office" och då syfta på Microsofts Office®-svit som finns i en uppsjö av versioner. MS Office® är nästan var mans verktyg för att skriva dokument, skapa kalkyler och presentationer. Av egen erfarenhet från ett stort multinationellt företag så vet jag att ett företag i princip kan vara uppbyggt runt just MS Office®. Tog man bort MS Office® så rasar företaget. Illa? Jo, visst är det illa att knyta upp sig så hårt mot någon mjukvara över huvudtaget, men det är även tryggt. Man vet att det fungerar, "alla" kan det och supporten är lättillgänglig.

Sen har vi avigsidan. Priset! För det lilla företagets kontor kan det kännas mäktigt att slänga upp allt ifrån 1000 til 5000 kronor för ett kontorsprogram. Men, vad gör man? Bara att betala. Det är ju en avdragsgill kostnad. Dock är det inte en engångskostnad, om man inte accepterar att med tiden få mer och fler problem med kompabilitet. Nog känns det lite olustigt att få be kunder och leverantörer att skicka dokumenten i en äldre version av filformatet när du inte lyckas öppna dokumentet för läsning eller redigering?

Nej, det bästa är att hänga med i svängen. Mjukvarujätten Microsoft® hostar upp en ny version om året i runda slängar. Varje version är lite bättre än föregångaren och företagaren hänger med. 1000 till 5000 kronor till, och lika mycket igen året efter och året efter. Räkna sedan in kostnaden för den tid det tar för användarna att lära sig och vänja sig vid att knappar och menyer ständigt byter plats och utseende.

Ett lättare alternativ

Ok, nu har jag pumpat upp förväntningarna inför den ultimata lösningen på alla ovanstående problem. Jag vill dock direkt varna för att detta inte är en lösning för alla. Det är en lösning för en viss skara företagare men den skaran växer för varje år. Det viktiga är att ni får veta att det finns alternativ!

Så, vad finns det som kan ersätta detta kontorsmirakel som Microsoft® lyckats prångla in i nära på alla företag och hemmakontor? Det finns flera alternativ men i denna artikel behandlar jag bara ett, nämligen OpenOffice.org.

OpenOffice.org är ett gratisalternativ som inte låter skrämmas för sig! Jag har själv installerat det på flera av mina datorer och använder det dagligen. Visst, p.g.a. kunduppdrag får jag även släpa runt på MS Office®, men det är OpenOffice.org jag använder till mina kontorsgöromål.

OOo WriterOpenOffice.org har Writer där Microsoft® bjuder på Word®, Calc istället för Excel®, Impress istället för PowerPoint®, Base istället för Access®. Dessutom har OpenOffice.org Draw för redigering av bilder, diagram och t.o.m 3D-objekt till dina presentationer och dokument. Ytterligare finns Math för dig som arbetar med matematiska formler. OpenOffice.org har det mesta och lite till. Vad det inte har är Outlook® och FrontPage®, men det finns bra ersättare även för det vilket vi kanske behandlar i en senare artikel.

Inga "kromlister och ädelträ"

Jag kan säga direkt att OpenOffice.org inte är lika häftigt som senare versioner av MS Office® när det kommer till det grafiska gränssnittet, men många inklusive mig själv bryr sig inte så mycket om "kromlister och ädelträ". Det liknar lite äldre versioner av MS Office® vilket kanske ändå bidrar till att många av oss som arbetat i äldre MS Office® lätt känner igen oss.

OOo CalcKnappar och menyer sitter "där dom ska" och funktionerna känns snarlika. Dessutom är OpenOffice.org väldigt kompatibelt med både MS Office® och WordPerfect så du riskerar inte att tappa kompatibiliteten mot kunder, leverantörer och dina egna gamla MS Office®-dokument.
OpenOffice.org använder sig av dokumentformatet ODF, OpenDocument Format som är ett öppen format till skillnad från andra kontorsmjukvaror som använder egna "hemliga" format som försöker låsa dig till just den tillverkaren. Givetvis kan du välja att spara dina dokument i andra välkända format för att garantera kompatibilitet.

OOo ImpressOpenOffice.org finns dessutom på en massa olika språk, däribland svenska. Det finns dessutom svensk rättstavning, synonymordlista och avstavning. Tilläggsprogram som utökar funktionerna åt oanade håll, mallar och clipart finns att hämta från OpenOffice.orgs hemsida.

En finess som jag uppskattar väldigt mycket hos OpenOffice.org är förmågan att kunna direkt exportera dokument som PDF-filer vilket garanterar att den jag skickar dokumentet till kan läsa det och att det ser ut som det ska, oavsett vilken kontorsmjukvara den andra har på sin dator.

Provkör och ge det en chans

Jag vet, steget kan kännas tungt när man går från invanda mönster till något nytt och främmande. Dock tror jag att de flesta ändå känner att det är ganska lätt att kliva över från MS Office® till OpenOffice.org!

Provkör OpenOffice.org. Det skadar inte. Varken dig eller din kontorsdator. Skulle du inte gilla det så är det bara att avinstallera det och vänta till en annan dag då du kanske vill göra ett nytt försök. Skulle du vilja ha lite hjälp med att komma igång så finns det massor och åter massor av information på internet om OpenOffice.org. På OpenOffice.orgs hemsida finns guider, dokumentation, E-postlistor och forum där de flesta frågor får ett svar. Det finns även kommersiell support att köpa om du så önskar.

XProfil hjälper dessutom till med migrering från MS Office® till OpenOffice.org om det skulle kännas skakigt att göra det själv.

Finns det mera?

Det är lätt att få blodad tand när man börjat inse att världen är full av kostnadsfria program. Visst finns det mer. Massor av mer! Det finns program för grafik och layout, 2D och 3D-CAD, servermjukvaror och webbläsare. Det finns program för nära på allt du kan tänka dig och dom är gratis!

I just denna artikel har jag bara avslöjat OpenOffice.org då artikeln annars skulle blivit en hel bok. Jag kommer berätta mer om andra mjukvaror som kan vara bra för företaget senare. Värt att nämna är dock det faktum att OpenOffice.org inte är det enda fria kontorsprogrammet. Det finns fler, dock inte riktigt lika etablerade men ändå värda en titt. Du finner länkar till dessa under referenser i slutet av artikeln.

 

-- Matz

Referenser

Här finner du referenser och information om OpenOffice.org och andra kontorsprogram.

  1. http://sv.openoffice.org/ Svenska OpenOffice.org.
  2. http://user.services.openoffice.org/en/forum/ OpenOffice.org forum (på Engelska)
  3. http://sv.openoffice.org/support/guides/ OpenOffice.org Guider på svenska
  4. http://sv.openoffice.org/product/ Mer information om OpenOffice.org
  5. http://www.koffice.org/ KOffice (Tidigare bara för Linux men nu även för Linux och OS X)
  6. http://live.gnome.org/GnomeOffice GnomeOffice (OBS! För Linux-operativsystem)
  7. http://www.neooffice.org/neojava/en/index.php NeoOffice (OBS! För OS X-operativsystem)
  8. http://www.google.com/google-d-s/intl/sv/tour1.html Google Dokument (Körs Online!)

Microsoft, Windows, Office, Word, Excel, PowerPoint and FrontPage are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.

 

Ändringsinformation

Detta är version 1 av artikeln. 
Ändringar i artikeln beskrivs här nedanför i det fall sådana finns.

 

Upphovsrätt

tl_files/design/items/copyright.gif

Allt innehåll, bilder såväl som texter på XProfil.se lyder under lagen om upphovsrätt. Inget eftertryck/kopiering får göras utan tillstånd från XProfil. Vi brukar inte vara omöjliga, bara man frågar först. ;-)
Undantag: Du har tillåtelse att skriva ut artiklar samt att spara ner artiklar som PDF-fil (via PDF-knappen som finns ovanför de artiklar som får laddas ner). PDF-filer och utskrifter får dock enbart användas för personligt bruk och inte spridas vidare.

Bilder och texter som publicerats på XProfil.se är så långt det är möjligt källhänvisade om de inte är XProfils egendom. Skulle vi brustit i vårt ansvar rättar vi oss så fort vi får kännedom om vår överträdelse.


Tillbaka